Las Notas de Prensa son una de las principales herramientas de comunicación de organizaciones, empresas y por supuesto asociaciones de pacientes. Se trata de un documento que recoge las novedades que la asociación quiera dar a conocer a los medios de comunicación. De su estructura, su redacción y en el envío dependerá que nuestra Nota de Prensa tenga una gran repercusión. Te lo explicamos.
1- Planificación. Como ya explicábamos en el artículo «Cómo mejorar la presencia de una asociación de pacientes en los medios», planficiar es el inicio de todo y por supuesto requiere de un tiempo. Lo habitual es tener un Plan Estratégico de Comunicación en el que ya están incluidas las Notas de Prensa (NdP) que se van a enviar a lo largo del periodo que comprenden. Pero es habitual que surjan eventualidades y que tengamos necesidades de comunicación más allá de lo establecido en el plan. Sea como sea, la NdP requiere un periodo de planificación en el que hay que responder a varias preguntas:
- ¿Qué vamos a comunicar? Siempre hay una noticia principal que es la que origina la NdP, pero también podemos aprovechar para comunicar algo más que sea relevante para nuestra asociación.
- ¿Quién lo va a comunicar? Las NdP siempre cuentan con declaraciones de personas de autoridad o relevancia de la asociación, es importante definirlo y planificarlo para contar en tiempo y forma con esas declaraciones.
- ¿Cuándo se va a comunicar? El momento del envío es muy importante. Por ejemplo, si está cerca el día mundial de la patología de nuestra asociación, esta puede ser una excelente percha para obtener mayor impacto en los medios de comunicación. También hay que tener en cuenta que hay ciertos días que es mejor evitar, como los viernes, ya que si nuestra NdP sale un viernes, es posible que tenga menos recorrido y menos impacto por la proximidad del fin de semana.
- ¿Cómo se va a comunicar? Es necesario decidir si se envía junto con la NdP una fotografía, si se va a comunicar también a través de los canales de comunicación de la asociación, etc.
Todas estas cuestiones normalmente quedan resueltas en el Plan estratégico de Comunicación de la asociación.
2- Estructura. El contenido y su estructura son fundamentales, como en cualquier texto periodístico. Es necesario comenzar haciendo un resumen del hecho noticiable que queremos comunicar, para ir después en los párrafos posteriores desarrollando los detalles de la información.
La extensión también es importante, lo más recomendable es que no supere las dos páginas.
También es muy importante incluir, tras la información noticiable, una pequeña descripción sobre la asociación, con los datos más improtantes para que así conozcan mejor la fuente que les envía la información.
3- Titular llamativo. El titular es fundamental, es la frase que va a conseguir que el periodista abra el mail y le preste atención a la NdP.
En una simple frase es necesario captar el interés del periodista, de ello dependerá que la NdP salga en los medios. Así que es necesario pensarla muy bien.
Debe ser una frase no muy extensa, concisa y es recomendable incluir datos. Así que es necesario tomarse un tiempo para seleccionar ese titular de forma óptima.
El titular suele ir acompañado de otras ideas o puntos destacados. Normalmente son entre dos y tres frases, también cortas, que ofrecen más datos sobre la noticia principal, es decir, sobre el titular. De esta forma, el periodista, al leer el titular y sus destacados comprenderá de forma global la noticia.
En este apartado tan importante se deben responder las preguntas clásicas que se plantean siempre a la hora de escribir un texto periodístico: qué, quién, dónde, cuándo, cómo y por qué.
Respondiendo a todas estas preguntas, obtendremos un titular y unos destacados que conseguirán captar la atención del periodista.
4- Declaraciones relevantes. Es también importante que una voz con autoridad, una persona de relevancia de la asociación, como un presidente, un vicepresidente o un secretario, sean los «portavoces» de la NdP. Es decir, además de la noticia que se esté comunicando, es importante reforzar la información con declaraciones de personas relevantes, que ofrecen una opinión sobre el hecho noticiable.
5- Los datos, clave del éxito. Los datos son fundamentales para los periodistas. Poder ofrecer una información con datos cuantitativos es muy importante para redactar una NdP y que esta tenga éxito. Es muy importante también pensar en el área geográfica en el que estamos para ofrecer siempre datos de cercanía, que siempre interesarán más a los lectores potenciales de la prensa, y por tanto, a la prensa.
Por ejemplo, si tenemos datos a nivel nacional, publicaremos los datos a nivel nacional, pero podemos tratar de dar también datos por regiones para que la NdP sea más atractiva para la prensa de cada una de esas regiones.
Supone un trabajo extra, pero la repercusión en medios será más superior cuantos más datos ofrezcamos.
6- El final perfecto. Las notas de prensa suelen finalizar todas de la misma manera: con un «acerca de» en el que se ofrece una descripción breve de la asociación o asociaciones que envían la NdP. Esta parte del texto es muy importante porque puede ser nuestra carta de presentación.
Se trata, por tanto, de un texto corporativo e institucional en el que se describen las actividades y los puntos fundamentales de la asociación. Por ello es un texto que requiere un tiempo prepararlo porque normalmente es el que se utilizará siempre para cerrar las NdP.
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